Σύμφωνα με την περίπτωση 2 της Υποπαραγράφου ΙΑ.5 του άρθρου πρώτου του Ν. 4254/2014 (ΦΕΚ Α΄85) ότι κάθε εργοδότης υποχρεούται να τηρεί «Βιβλίο αδειών». Επίσης, υποχρεούται κάθε χρόνο και μέχρι 31 Ιανουαρίου να υποβάλλει το Έντυπο Ε11 ηλεκτρονικά στο «ΕΡΓΑΝΗ».

Για το θέμα έχουν εκδοθεί και έγγραφα του Υπουργείου Εργασίας, με τελευταία εκείνο, που ενημέρωνε και για ορισμένες «ιδιόμορφες» περιπτώσεις: Πώς θα συμπληρωθεί το Βιβλίο σε περίπτωση απόλυσης, παραίτησης κ.ο.κ.

Και στο έγγραφο αυτό γίνεται ιδιαίτερη μνεία στο γεγονός ότι ο εργοδότης υποχρεούται μέχρι τη λήξη του έτους να προχωρεί σε εκκαθάριση της αδείας και να έχει εξαντληθεί αυτή έως την 31η Δεκεμβρίου εκάστου ημερολογιακού έτους, ακόμη και εάν δεν έχει ζητηθεί από τον εργαζόμενο.

Δεδομένου ότι δεν επιτρέπεται μεταφορά της αδείας σε επόμενο έτος, έστω και αν αυτό έγινε με τη συναίνεση του εργαζομένου, η αξίωση για την άδεια μετατρέπεται σε χρηματική με τη λήξη του ημερολογιακού έτους.

Σύμφωνα δε με τα προβλεπόμενα στο άρθρο 3 του Ν.Δ. 3755/1957, με το οποίο προστέθηκε εδάφιο στην παρ.1 του άρθρου 5 του Α.Ν. 539/1945, καθώς και τη σχετική νομολογία, σε περίπτωση μη χορήγησης από τον εργοδότη λόγω υπαιτιότητάς του (άρνηση, πταίσμα, αμέλεια κ.λ.π.), της άδειας που δικαιούται ο εργαζόμενος εντός του ημερολογιακού έτους (ή εντός της προβλεπόμενης χρονικής διάρκειας συμβάσεως ορισμένου χρόνου), ο εργοδότης υποχρεούται να καταβάλλει σ’ αυτόν τις αντίστοιχες αποδοχές αδείας με προσαύξηση 100%.

Εύλογο είναι ότι το ίδιο ισχύει και σε συμβάσεις ορισμένου χρόνου των οποίων η διάρκεια έληξε χωρίς να έχει χορηγηθεί η νομίμως προβλεπόμενη άδεια.

Παράλληλα, σύμφωνα με το άρθρο 1, παρ. 3 του Ν. 1346/1983, σε περίπτωση λύσης της σχέσης εργασίας μισθωτού με οποιονδήποτε τρόπο (απόλυση, αποχώρηση απ’ την εργασία κ.λ.π.) πριν λάβει την κανονική άδεια που του οφείλεται, ο μισθωτός δικαιούται τις αποδοχές τις οποίες θα έπαιρνε αν του είχε χορηγηθεί άδεια.

Πώς συμπληρώνεται, λοιπόν, το ειδικό Βιβλίο Αδειών, το οποίο μπορεί να είναι και σε μορφή μηχανογραφημένων σελίδων και περιλαμβάνει συγκεκριμένες στήλες

Το ειδικό βιβλίο ή οι μηχανογραφημένες σελίδες πρέπει να φέρουν τα στοιχεία της επιχείρησης, την ένδειξη «Βιβλίο αδειών» και ποιες στήλες περιλαμβάνει:

Ονοματεπώνυμο μισθωτών, ημερομηνία πρόσληψης, αριθμός δικαιούμενων ημερών αδείας, χρονολογία έναρξης και λήξης χορηγηθείσας αδείας, αποδοχές αδείας, επίδομα αδείας. Ειδικώς, οι αποδοχές αδείας και το επίδομα αδείας συμπληρώνονται στο σύνολό τους μέχρι το τέλος του σχετικού ημερολογιακού έτους λήψης της κανονικής άδειας.

Από την ανωτέρω διάταξη προκύπτουν σαφώς τα εξής:

α) Οι εργοδότες έχουν την υποχρέωση να τηρούν το εν λόγω βιβλίο (ανεξάρτητα από τον τρόπο τήρησης του δηλ. ειδικό βιβλίο ή μηχανογραφημένες σελίδες) και να θέτουν στη διάθεση των Επιθεωρητών Εργασίας του Σ.ΕΠ.Ε. τα στοιχεία που αυτό περιλαμβάνει.

β) Οι εργοδότες έχουν την υποχρέωση να γνωστοποιούν ηλεκτρονικά στο πληροφοριακό σύστημα του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ−ΙΚΑ−ΕΤΑΜ, με την ονομασία «ΕΡΓΑΝΗ», εντός του μηνός Ιανουαρίου, στοιχεία των εργαζομένων που έλαβαν την ετήσια άδεια και το επίδομα αδείας κατά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος (ΥΑ 49327/10702/22-12-2014 και υπ’ αριθμ. 29502/85/01-09-2014.

Έτσι, στο Έντυπο Ε11 (Γνωστοποίηση στοιχείων ετήσιας κανονικής άδειας), θα πρέπει να καταχωρούνται τα στοιχεία, όπως απεικονίζονται στο «Βιβλίο Αδειών», πράγμα που σημαίνει ότι θα πρέπει να έχουν καταχωρηθεί τα ονόματα όλων των εργαζομένων της επιχείρησης.

Επομένως, με βάση τα στοιχεία που έχουν καταχωρισθεί στο ειδικό «Βιβλίο Αδειών», αναφορικά με τις δικαιούμενες και τις πραγματικά χορηγηθείσες ημέρες αδείας του συνόλου των εργαζομένων και σύμφωνα με τις αντίστοιχες πραγματικά καταβληθείσες αποδοχές χορηγηθείσας αδείας και επιδόματος αδείας, θα συμπληρώνεται αντίστοιχα και το έντυπο Ε11.

Ευνόητο είναι ότι, όπως σαφώς προκύπτει, στο «Βιβλίο Αδειών», που αποβλέπει στην αποτύπωση της πραγματικής εικόνας της επιχείρησης, θα πρέπει να καταχωρίζεται το σύνολο των εργαζομένων της επιχείρησης, δεδομένου ότι οι διατάξεις περί χορήγησης ετήσιας κανονικής άδειας είναι αναγκαστικού δικαίου και συνεπώς όλοι οι εργαζόμενοι δικαιούνται ετήσια κανονική άδεια.

Πιο συγκεκριμένα,

-Σε περίπτωση κατά την οποία, χορηγήθηκε το σύνολο της νομίμως δικαιούμενης άδειας εντός του προβλεπόμενου χρονικού διαστήματος, υφίσταται υποχρέωση συμπλήρωσης των αντίστοιχων στηλών του Εντύπου Ε11. Σε περίπτωση δε που ο εργαζόμενος μέσα στο ίδιο έτος έχει συμβάσεις ορισμένου χρόνου είτε συνεχόμενες είτε σε διάφορα διαστήματα θα αναφέρεται στο «Βιβλίο» συνολικά ο αριθμός των ημερών αδείας, όπως και το σύνολο των αποδοχών αδείας και του επιδόματος αδείας. Στια παρατηρήσεις, βέβαια, θα αναγράφεται ότι πρόκειται για άδεια που αναλογεί σε περισσότερες τις μιας συμβάσεις ορισμένου χρόνου

-Σε περίπτωση, κατά την οποία, παρανόμως δεν χορηγήθηκε το σύνολο της νομίμως δικαιούμενης άδειας εντός του προβλεπόμενου χρονικού διαστήματος, συμπληρώνεται, μεταξύ των άλλων, ο αριθμός των χορηγηθεισών ημερών αδείας (εάν υφίστανται), καθώς και οι πραγματικώς καταβληθείσες αποδοχές αδείας και επιδόματος αδείας.

-Σε περίπτωση, λύσης της σχέσης εργασίας μισθωτού (όπως ιδίως, καταγγελία σύμβασης ή οικειοθελή αποχώρηση) με οποιονδήποτε τρόπο πριν χορηγηθεί το σύνολο της αδείας, εκτός της συμπλήρωσης των σχετικών στηλών του εντύπου Ε11, θα πρέπει να αναγράφεται στη στήλη των παρατηρήσεων, ο λόγος της μη χορήγησης του συνόλου της δικαιούμενης άδειας.

-Τέλος, εάν ο λόγος μη χορήγησης του συνόλου ή μέρους της δικαιούμενης αδείας είναι η αντικειμενική αδυναμία χορήγησής της, εκ μέρους του εργοδότη, όπως ιδίως λόγω μακροχρόνιας ασθένειας, ειδικών αδειών που οφείλονται σε εγκυμοσύνη/μητρότητα, άδειας άνευ αποδοχών, στράτευσης κ.λ.π., του εργαζομένου, θα πρέπει, εκτός της συμπλήρωσης των σχετικών στηλών του εντύπου Ε11, να αναγράφεται στη στήλη των παρατηρήσεων η αιτία της μη χορήγησης του συνόλου της δικαιούμενης άδειας.

Σύμφωνα με την παράταση που δόθηκε ο εργοδότης υποχρεούται να υποβάλλει το Έντυπο Ε11 ηλεκτρονικά στο πληροφοριακό σύστημα «ΕΡΓΑΝΗ», το αργότερο έως 29/2/2016.

Ως ημερομηνία υποβολής θεωρείται η ημερομηνία απόδοσης του αριθμού πρωτοκόλλου από το σύστημα. Σε περίπτωση, που δεν υποβληθεί εμπρόθεσμα, η υποβολή γίνεται με αυτοπρόσωπη παρουσία στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ και θεωρείται εκπρόθεσμη με τις ανάλογες κυρώσεις.

Τονίζουμε ότι αν εντοπίσουμε λάθος δεν γίνονται διορθώσεις ηλεκτρονικά.


Παράγραφος 3β του άρθρου 4 Αναγκαστικού Νόμου 539/1945,
όπως τροποποιήθηκε με τον ν. 4254/2014:

3α. Κάθε εργοδότης οφείλει να τηρεί ειδικό βιβλίο, το οποίο δύναται να είναι και σε μορφή μηχανογραφημένων σελίδων.

Το ειδικό βιβλίο ή οι μηχανογραφημένες σελίδες πρέπει να φέρουν τα στοιχεία της επιχείρησης, την ένδειξη «Βιβλίο αδειών» και να περιλαμβάνει τις παρακάτω στήλες:
Ονοματεπώνυμο μισθωτών, ημερομηνία πρόσληψης, αριθμός δικαιούμενων ημερών αδείας, χρονολογία έναρξης και λήξης χορηγηθείσας αδείας, αποδοχές αδείας, επίδομα αδείας. Ειδικώς, οι αποδοχές αδείας και το επίδομα αδείας συμπληρώνονται στο σύνολό τους μέχρι το τέλος του σχετικού ημερολογιακού έτους λήψης της κανονικής άδειας.

Τα ανωτέρω στοιχεία πρέπει να είναι στη διάθεση των Επιθεωρητών Εργασίας του ΣΕΠΕ που ασκούν τον έλεγχο και την εποπτεία της εφαρμογής του παρόντος.

β. Ο εργοδότης υποχρεούται να γνωστοποιεί ηλεκτρονικά στο πληροφοριακό σύστημα του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ IKA-ETAM, με την ονομασία «ΕΡΓΑΝΗ», εντός του μηνός Ιανουαρίου, στοιχεία των εργαζομένων που έλαβαν την ετήσια άδεια και το επίδομα αδείας κατά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος.

Σε περίπτωση μη τήρησης της υποχρέωσης αυτής επιβάλλονται από τα αρμόδια ελεγκτικά όργανα, σε βάρος του εργοδότη, κυρώσεις, σύμφωνα με το άρθρο 24 του ν. 3996/2011 (Α’ 170) όπως ισχύει.

Με υπουργική απόφαση δύναται να ρυθμίζεται κάθε όρος και αναγκαία λεπτομέρεια για την εφαρμογή της παρούσης.